Цель деловых переговоров – это решение поставленных вопросов с выгодой для всех задействованных сторон. Встреча пройдет результативно только в том случае, если для этого будут все предпосылки. Одно из важных условий – удобное, приспособленное для этого место, где ничто не отвлекает от серьезного разговора. Аренда переговорной комнаты для этой цели будет обоснованным и эффективным решением.
С чего начать подготовку?
Подготовка к деловой встрече начинается задолго до ее начала. Мелочей в таких вопросах не бывает, поэтому продумать нужно все детали. Предварительные мероприятия включают организационную часть и содержательную составляющую переговорного процесса.
Решение организационных вопросов
Начать работу следует с выбора удобного места и подходящего времени встречи. Переговоры можно проводить в служебном офисе одной из сторон, либо выбрать нейтральное помещение. Инициатору переговоров бывает выгоден первый вариант, чтобы чувствовать себя хозяином положения. Но для того, чтобы оба участника чувствовали себя на равных, лучше подойдет второй.
Немаловажный момент – психологическая подготовка. Чтобы к моменту начала мероприятия укрепить свой дух, настроиться на продуктивный диалог, весьма полезно собрать о партнерах максимум достоверных сведений.
Содержательная сторона
Эта часть подготовки включает тщательную проработку основных направлений, выработку альтернативных путей решения всех спорных моментов, наличие документальной базы. План мероприятия и основные тезисы можно зафиксировать на бумаге.
Руководитель группы назначает ответственных исполнителей по всем основным направлениям. Они должны быть компетентны и обладать нужными полномочиями. Руководитель группы определяет программу мероприятия, очередность вопросов, вместе с коллегами прорабатывает альтернативные варианты ответов.
Как выбрать помещение?
Определение подходящего помещения диктуется характером обсуждаемых тем. Если нужно обеспечить спокойную, деловую обстановку, лучше всего воспользоваться специальным помещением. Для этого можно арендовать переговорную комнату в коворкинге.
Аренда переговорной комнаты имеет много преимуществ:
- отпадает необходимость самостоятельно подготавливать удобное помещение;
- в комнате уже установлены принтеры, ксероксы, заправлена бумага, подготовлены ручки, карандаши, блокноты;
- удобное расположение в центре города;
- красивый дизайн помещения;
- доставка из аэропорта за счет компании-арендодателя;
- аренда не ограничена по времени, продлевается по договоренности с клиентами;
- бонусы для постоянных клиентов.
В переговорной комнате участников встречи не отвлекают посторонние шумы, телефонные звонки, неожиданные гости. Участники встречи сосредоточены на решении поставленных вопросов, могут сконцентрировать внимание на поиске оптимального и взаимовыгодного решения.
Несколько полезных советов
Формат деловой встречи требует соблюдения четких правил. Помещение, в котором встречаются деловые партнеры, должно располагать к продуктивной встрече. Для этого все оговоренные детали должны обязательно присутствовать:
- помещение должно быть чисто убрано и проветрено;
- оргтехника (принтеры, факсы) в рабочем состоянии;
- на столах лежат ручки и бумага;
- вода в бутылках или графин с водой и стаканы;
- настенные часы в рабочем состоянии;
- перерывы на отдых.
Четкая организация, анализ партнера, уютная обстановка и продуманные детали помогут провести встречу конструктивно, с максимальным эффектом.